Arbeitszeitaufzeichnungen: Bei Mängeln hohe Strafen

Bestimmungen verschärft: Bis zu € 181,- können fehlende oder mangelnde Arbeitszeitaufzeichnungen den Arbeitgeber kosten

Wolfgang Höfle über Arbeitszeitaufzeichnungen

Zur Person

Wolfgang Höfle

Der Autor ist Mitglied des Fachsenats für Steuerrecht der Kammer der Wirtschaftstreuhänder und Leiter des Kompetenzzentrums Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht bei der Wirtschaftsprüfungskanzlei TPA Horwath.

Mit 1. Jänner 2008 wurden die Strafbestimmungen stark verschärft. Fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen führen nun zu einer fühlbar höheren Strafe als bisher: Der Strafrahmen wurde auf 72 bis 181 € erhöht. Weiters wird zukünftig pro Anlassfall bestraft. Das heißt, sind mehrere Dienstnehmer von den fehlenden Arbeitszeitaufzeichnungen betroffen, erfolgt nunmehr die Bestrafung pro einzelnem Dienstnehmer.

Aufgrund dieser verschärften Sanktionen für fehlende oder mangelhafte Zeitaufzeichnungen sollte zukünftig jeder Arbeitgeber mehr Bedacht auf die ordnungsgemäße Aufzeichnung und Verwaltung der Zeiterfassung legen. In der Praxis wird oftmals die Meinung vertreten, dass bei einer generellen Festlegung von Tagesarbeitszeiten im Dienstvertrag die Aufzeichnungen über Beginn und Ende der Arbeitszeit entbehrlich sind. Diese Vorgehensweise findet im Gesetz keine Deckung.

Wer unterliegt dem Arbeitszeitgesetz (AZG)?

Die Arbeitszeit-Aufzeichnungen sind grundsätzlich für alle Arbeitnehmer zu führen, speziell auch für solche, die:

• fixe Arbeitszeiten haben
• eine Mehr- oder Überstundenpauschale im Dienstvertrag vereinbart haben
• All-in-Verträge vereinbart haben
• teilzeitbeschäftigt sind (auch geringfügig Beschäftigte).

Nicht den Bestimmungen des AZG unterliegen leitende Angestellte. Leitende Angestellte werden dahingehend definiert, dass es sich um Personen handelt, denen maßgebliche Führungsaufgaben selbstverantwortlich übertragen werden. Laut Ansicht des Obersten Gerichtshofs (OGH) wird die Qualifikation als leitender Angestellter dann nicht ausgeschlossen, wenn er selbst an Weisungen des Arbeitgebers gebunden ist. Eine Entscheidungsbefugnis über Aufnahme, Kündigung und Entlassung von Arbeitnehmern ist ebenfalls nicht erforderlich. Es genügt im Regelfall das personelle Weisungsrecht gegenüber den hierarchisch untergeordneten Arbeitnehmern.

Die Form der Arbeitszeitaufzeichnung

Das Gesetz sieht keine besondere Form der Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen vor. Der Arbeitgeber kann selbst entscheiden, ob diese händisch oder durch ein Zeiterfassungssystem in elektronischer Form durchgeführt werden. Vor allem beim speziellen Fall von gleitender Arbeitszeit kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmern die Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen übertragen. Da die Aufzeichnungspflicht laut Gesetz aber den Arbeitgeber trifft, hat sich dieser am Ende der Gleitzeitperiode die Arbeitszeitaufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren.

Worüber müssen Zeit-Aufzeichnungen geführt werden?

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber über folgende Daten Aufzeichnungen zu führen:

• Für jeden Arbeitstag Beginn und Ende der Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Für jeden Arbeitstag Beginn und Ende der Pause(n)

Die Pausenaufzeichnung kann nur dann entfallen, wenn durch Betriebsvereinbarung der Beginn und das Ende der Ruhepause geregelt wurde oder es den Arbeitnehmern überlassen ist, innerhalb eines festgelegten Zeitraumes die Ruhepause zu nehmen.

Die Pausenaufzeichnung kann aber auch bei jenen Mitarbeitern entfallen, die ihre Arbeitszeit überwiegend außerhalb der Arbeitsstätte verbringen und die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können. In der Praxis gilt dies vor allem für Außendienstmitarbeiter, Reisende, Immobilienmakler und Journalisten. In diesen wenigen Fällen genügt es, Saldenaufzeichnungen (Tagessumme an Arbeitsstunden) zu führen. Manchmal ist es gerade bei diesem Personenkreis möglich, durch kleine Änderungen bestehender Systeme (zum Beispiel Reisekostenabrechnungen) die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung mitzuerfüllen.

Der Arbeitgeber ist aber in allen Fällen dazu verpflichtet, im Rahmen seiner Verantwortung ein geeignetes Kontrollsystem zu führen, um die Rechtmäßigkeit dieser Aufzeichnungen zu überwachen.