Wie Sie sich vor Outsourcing-Fallen schützen können

So manches Unternehmen sieht sich in Zusammenhang mit Outsourcing-Verträgen unvermutet vor existenziellen Herausforderungen.

Bertram, Burtscher, Rechtsanwalt

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Zur Person

Der Autor ist Rechtsanwalt in der Kanzlei Freshfields Bruckhaus Deringer. ­Seine Tätigkeitsschwerpunkte sind Outsourcing, gewerblicher Rechtsschutz und rechtliche Begleitung von EDV- und Technologieprojekten.

Die Wirtschaftskrise trifft längst nicht nur die internationale Finanzwelt, ihre Auswirkungen schlagen sich auch auf wichtige Leistungsbeziehungen in der Realwirtschaft. Und so sieht sich so manches Unternehmen gerade in Zusammenhang mit Outsourcing-Verträgen unvermutet vor existenziellen Herausforderungen.

Risk Sharing. Bis vor wenigen Jahren stand das Outsourcing von Nebentätigkeiten und später auch von ganzen Geschäftsprozessen in der Trickkiste findiger Manager hoch im Kurs: Kosteneinsparung und Streuung operativer Risiken ("Risk Sharing") waren und sind nachvollziehbare Treiber für das Outsourcing von Geschäftsprozessen. Doch nicht immer wurde für den Fall vorgesorgt, dass der Outsourcing-Partner unerwartet ausfallen könnte oder in puncto Qualität und Zuverlässigkeit nachlässt. Um auch in schwierigen Zeiten die zweifellos gegebenen Vorteile eines intelligenten Outsourcings nutzbar machen zu können, empfiehlt es sich, Outsourcing-Verträge durch eine Reihe von Regelungen "krisenfest" zu gestalten und die Geschäftsbeziehung durch begleitende Maßnahmen abzusichern.

Bonitätsprüfung. Zunächst sollte schon im Vorfeld der Auftragsvergabe beim sogenannten "Short Listing" möglicher Partner eine sorgfältige Prüfung der wirtschaftlichen Stabilität ein maßgebliches Auswahlkriterium darstellen. Selbst bei positiver Bonitätsbeurteilung sollte insbesondere beim Outsourcing von kernbereichsnahen Prozessen zusätzlich für adäquate Bank- oder Konzerngarantien gesorgt werden. Dabei gilt es nicht nur einen möglichen Schaden aus dem Ausfall des Partners in Geld auszugleichen, sondern es geht - fast noch wichtiger - um den Erhalt unterbrechungsfreier Produktion selbst dann, wenn ein Rädchen im Getriebe stockt. Neben adäquaten Bankgarantien sollte daher eine leistungsfähige Konzerngesellschaft mittels Performance-Garantie zur Ersatzleistung bei Ausfall des Outsourcing-Partners verpflichtet werden.

Kündigungsklauseln. Nur trügerische Sicherheit bieten scharfe Kündigungsbestimmungen oder gar die Drohung mit einer außerordentlichen Kündigung von Outsourcing-Verträgen wegen nachhaltig mangelnder Performance. Der Abbruch der Geschäftsbeziehung mit dem Outsourcing-Partner führt oft zu untragbaren Auswirkungen auf die "Business Continuity". Wer sich durch unvorbereitete Kündigung eines, wenn auch angeschlagenen Vertragspartners für kritische betriebliche Abläufe selbst den Stecker zieht oder den Vertragspartner mit zusätzlichen (Pönale-)Forderungen überfrachtet, tauscht ein Problem gegen ein neues. Er läuft Gefahr, dass der marode Outsourcing-Partner unter der Last eines verlorenen Auftrags in Kombination mit einer Schadenersatz- oder Pönaleforderung in die Insolvenz schlittert, bevor eine Übertragung der Leistung auf einen verlässlichen Partner möglich ist. Unverhältnismäßige Pönalen sind also meist kontraproduktiv. Eine smarte Verpflichtung zur Eigeninvestition und Verbesserung der Abläufe beim Outsourcing-Partner unterstützt das eigentliche Ziel meist besser.

Exit-Strategien. Die vorzeitige Kündigung als ultima ratio sollte schon im Outsourcing-Vertrag durch geeignete Exit-Regelungen abgesichert sein. Schon bei Vertragsabschluss sollte man regeln, wie die heikle Phase der Übertragung der Geschäftsbeziehung auf einen anderen Leistungsträger gemeistert werden kann. Beim Outsourcing kritischer Geschäftsprozesse, deren Ausfall sich der Auftraggeber nicht leisten kann, können auch Kontroll- und Aufgriffsrechte (Call Option) des Leistungsempfängers vorgesehen werden, die eine rechtzeitige Kurskorrektur sicherstellen lassen.

Sicherung von Know-how. Ganz wesentlich ist in wirtschaftlich schwierigen Phasen die Sicherung von Immaterialgütern und Know-how.

Wenn sich eine wirtschaftliche Schieflage andeutet, sollten Betriebshandbücher aktualisiert, Software-Updates treuhändig hinterlegt und Lizenz- oder Sublizenzverträge zur Weiternutzung kritischer Immaterialgüter auch bei einem krisenbedingten Ausfall des Outsourcing-Partners gesichert sein. Der Wert vieler Unternehmen generiert sich meist nicht nur aus Art und Menge der erzeugten Produkte und Dienstleistungen, sondern besteht in der nachhaltig abgesicherten Fähigkeit, spezifische Leistungen im Markt anzubieten und über die dafür notwendigen Rechte und Kenntnisse zu verfügen.

Früherkennung. Höchste Priorität müssen in einem wirtschaftlich schwierigen Umfeld effektive Regelungen zum Monitoring und Reporting wichtiger Vertragspartner einnehmen. Nur frühzeitiges Erkennen wirtschaftlicher Schieflagen ermöglicht rechtzeitige Korrekturen im beiderseitigen Interesse und die sorgfältige Vorbereitung und Ausübung vertraglich gesicherter Rechte. In der Wirtschaftskrise schlägt für viele Outsourcing-Verträge die Stunde der Wahrheit. Wer beim Vertragsabschluss der Absicherung wichtiger Leistungsbeziehungen nicht das nötige Augenmerk geschenkt hat, sollte krisenbedingte Anpassungen der Vertragswerke nutzen, um die oben angeführten Konzepte bestmöglich zu verankern.

Redaktion: Andrea Möchel