Easy Planning

Meetings: Immer öfter werden Online-Tools wie Doodle genutzt, die das Organisieren von Terminen vereinfachen.

Geht es nach Michael Näf, haben Sekretärinnen, Assistenten und Manager bald mindestens zwei Stunden pro Woche mehr (Frei-)Zeit. Näf ist der Gründer von Doodle, einem Portal, mit dem sich Termine schnell und einfach koordinieren lassen.

Anfangs der Woche veröffentlichte Doodle die in seinem Auftrag gegebene Studie zu Trends in der Terminkoordination. Dazu wurden 1500 Angestellte in Assistenz- und Manager-Positionen in Deutschland, Frankreich und den USA befragt. Ergebnis: Im Durchschnitt wenden sie 4,8 Stunden zur Terminvereinbarung auf. Wöchentlich werden neun Meetings mit sieben Teilnehmern vereinbart, pro Meeting ist das eine halbe Stunde Aufwand. Die Hälfte davon könne man sich mit Doodle ersparen.

Gearbeitet wird vorwiegend mit E-Mails und Anfragen des Desktop-Kalenders, gefolgt von Telefonaten und Online-Kalendern. Spezial-Tools wie www.doodle.com, www.planiteasy.de oder www.termin-abstimmen.de werden laut Studie "nur von einer kleinen Minderheit als hauptsächlich verwendetes Kommunikationsmittel eingesetzt". Dabei hat der größte Online-Scheduling-Dienst Doodle bereits sechs Millionen Unique Visitors pro Monat. Dennoch: "Es gibt ein Riesenpotenzial", glaubt Tilman Eberle, Kommunikationsbeauftragter des Schweizer Unternehmens, das 2007 gegründet wurde, nachdem Michael Näf das Tool 2003 entwickelt hatte.

Und so funktioniert's: Der Initiator startet eine Umfrage, indem er online einige Termine definiert, an denen das Meeting möglich ist. Er schickt einen Link an alle teilnehmenden Personen. Diese setzen ein Hakerl an den für sie passenden Terminen. Schließlich errechnet das Tool jene Termine, an denen alle oder die meisten Personen Zeit haben. Doodle lässt sich auch für sonstige Umfragen einsetzen, etwa, welcher Film angesehen oder welches Restaurant besucht werden soll, wobei diese Möglichkeit nicht sehr häufig genutzt wird.

Finanziert wird die Website über Werbung und Bezahlservices. "Branded Doodle" kostet 190 € pro Modul und Jahr und ist die Unternehmenslösung. Die Seite wird im eigenen Design gestaltet und enthält keine Werbung. "Premium Doodle" ist gegenüber der Gratisversion erweitert, zum Beispiel können Teilnehmer, die noch nicht geantwortet haben, automatisch benachrichtigt werden. Es kostet im Jahresabo 22 € und verzichtet ebenfalls auf Werbung.

In Outlook. Doodle gibt es mittlerweile in rund 30 Sprachen, es hat einen Schwerpunkt auf dem deutschsprachigen Raum, Frankreich und Nordamerika. Neuerdings ist auch die Integration von Doodle im eigenen Kalender, etwa Outlook oder Google, möglich.

Die Macher haben noch viel vor mit dem Tool, vor allem soll die internationale Nutzung ausgebaut werden. Am wichtigsten, so Tilman Eberle, sei aber erst einmal, dass das Tool bekannter wird, denn: "Viele wissen noch gar nicht, dass es das gibt." Der Break-even ist Ende des Jahres erreicht.