Üble Zeitfresser ausschalten

Dauer-Telefonate, sinnlose Meetings, unauffindbare Unterlagen und die elektronische Informations-Lawine Zeitdiebe, wohin man blickt. Doch es gibt ein Entkommen.

Telefonieren, E-Mails checken, Unterlagen suchen - Zeitdiebe rauben wertvolle Arbeitszeit.

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7,5 Milliarden Euro

Soziale Netzwerke Laut einer Studie des britischen IT-Unternehmens Global Secure Systems beträgt der Facebookbedingte volkswirtschaftliche Schaden durch Arbeitszeitverlust in Großbritannien jährlich 7, 5 Milliarden €. Für die USA erhob der Hightech-Berater Basex einen jährlichen Schaden durch Online-Ablenkung am Arbeitsplatz von 464 Milliarden €. Bei einer Umfrage des IT-Security-Unterneh mens Sophos gaben 14, 8 Prozent der Befragten an, ihre Facebook-Freunde auch im Büro stets im Auge zu behalten. Acht Prozent gestanden, bis zu zehnmal täglich ihr Profil zu überprüfen.

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Tipps & Tricks

* Finden statt Suchen dank effektiver Ablage

* Prioritäten setzen: Kleine Aufgaben sofort erledigen, größere einplanen

* Störungen vermeiden, stille Stunden festlegen

* Schriftliche Vereinbarungen treffen, das schafft Verbindlichkeit

* Delegieren, so oft es möglich und sinnvoll ist

* Geplante Meetings statt spontane Besprechungen

* Besprechungen nur mit Protokoll und möglichst nicht länger als 90 Minuten

Bis zu acht Wochenstunden verbringen Manager und Mitarbeiter quer durch alle Ebenen zwar nicht untätig - aber doch unproduktiv. Schuld daran sind Zeitfresser, die so gut wie überall lauern. Allein für die Suche nach Unterlagen gehen bis zu vier Arbeitsstunden pro Woche drauf. Dazu kommen störende Telefonate, E-Mail-Checks ohne Ende, sinnlose Besprechungen und ausufernde Plaudereien unter Kollegen.

Besprechungskarussell

"Vor allem die Zeitfalle Besprechungen ist bei vielen meiner Seminarteilnehmer ein großes Thema", sagt Österreichs Zeitmanagement-Experte Peter Gall, Geschäftsführer der Beratungsfirma Metacom. "Meetings sind oft zeitraubend, weil sie entweder nicht pünktlich beginnen oder beendet werden. Oft ist auch das Ziel der Besprechung nicht ersichtlich."

Auch Vielsprecher und "Problem-Zerreder" stehlen den Kollegen wertvolle Arbeitszeit. "Oft enden diese Besprechungen mit der Entscheidung, sich zu vertagen -ich nenne das Besprechungskarussell", weiß Gall. Als Grundregel für effiziente Meetings rät er, nicht nur einen Besprechungsleiter, sondern auch einen "Meeting-Zeitmanager" zu bestimmen. Besprechungen, die im Stehen gehalten werden, sind nicht nur aus orthopädischer Sicht besser, sondern auch ein Grund, das Meeting zügig durchzuziehen.

Airport-Management

Ein großer Zeitfresser ist das Suchen von Unterlagen. Ausweg: Man sollte seinen Arbeitsplatz mittels "Airport-Management" wie einen Flughafen organisieren, rät Gall. Das Vorfeld ist der Schreibtisch: Hier findet die meiste Arbeit statt. Der Hangar sind die Ordner, in die alles kommt, wofür man noch Infos benötigt. Der Tower, das ist der Bildschirm -da kommt Arbeit rein und geht Arbeit raus. Und dann gibt es noch den Schrottplatz -das ist der Papierkorb.

Ein weiterer Zeitkiller sind Unterbrechungen. Nach einer Studie der University of California können Büro-Arbeiter einer Aufgabe nur elf Minuten am Stück nachgehen, dann werden sie unterbrochen. Klingelnde Telefone und Kollegen, die "mal kurz vorbeischauen", killen jede Konzentration. Hier können "stille Stunden" hilfreich sein. Dabei wird das Telefon umgeleitet und Kollegen signalisiert, dass man nicht gestört werden will. Wer ein eigenes Büro hat, sollte die Politik der offenen Türen aussetzen. "Schließen Sie die Tür und sagen Sie Nein, wenn sie jemand sprechen will", rät der Experte.

Für jene ohne eigenes Büro kann Gleitzeit eine Lösung sein: Wer früher als die Kollegen in die Arbeit kommt oder länger bleibt, kann auch im Großraumbüro ungestört arbeiten.

Laut einer Studie des Softwarehauses Symantec haben 51 Prozent aller europäischen Beschäftigten Probleme, ihre tägliche Mail-Flut zu bewältigen. Wer von seiner elektronischen Post überfordert ist, sollte das Signal, mit dem das Eintreffen neuer Mails angezeigt wird, abstellen. Also nicht alle fünf Minuten nach neuen E-Mails Ausschau halten -jede Mail nur einmal lesen und entscheiden, ob Sie oder ein anderer etwas tun muss.

Priorisieren, delegieren

Fehlende Prioritäten sowie die leidige "Aufschieberitis" sind weitere Feinde produktiver Arbeitszeit. "Statt wirklich Wichtiges zu erledigen, machen manche nur das, was ih nen Spaß macht", sagt der Zeitmanagement-Guru. Helfen kann die "Verschieberei-Abschuss-Liste". Darin werden alle Aufgaben angeführt, die man schon länger verschoben hat. Bei jeder Tätigkeit wird notiert, bis wann sie erledigt sein muss und ob man das unbedingt selbst machen muss oder auch delegieren kann.

Doch gerade das Delegieren sei bei vielen Führungskräften ein Problem, muss Gall in seinen Seminaren immer wieder feststellen. Zwei Gründe stecken dahinter: Entweder man hat Angst vor Macht- und Informationsverlust, oder man traut den Mitarbeitern die Aufgabe nicht zu. "In Wahrheit verliert der, der nicht delegiert, an Macht", sagt Gall. Wenn man den eigenen Mitarbeitern nicht traue, sei das eine "Bankrotterklärung für jede Führungskraft".