Neue Kassenrichtlinie schafft Klarheit für Dokumentation

Steuer-Tipp. Nicht ordnungsgemäße Systeme zur Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle können einen formellen Mangel darstellen. Die Finanz stellt dabei die sachliche Richtigkeit in Frage.

vergrößernGrafik

Martin Holnthoner - Steuerberater und Senior Partner bei der Auditreu Steuerberatungsgesellschaft mbH in Wien

Bei der Grundaufzeichnung und der Losungsermittlung ist bei der Nutzung von Registrierkassen und Kassensystemen eine Reihe von Vorschriften zu beachten, die an die Kriterien der Ordnungsmäßigkeit anknüpfen. Die vor Kurzem veröffentlichte Kassenrichtlinie des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) soll vor allem in Hinblick auf die gesetzlichen Änderungen bei den Aufzeichnungs-und Aufbewahrungsfristen und der fortschreitenden technischen Entwicklung Klarheit zur Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen bringen.

Allgemeines. In der Richtlinie werden vom BMF die abgabenrechtlichen Anforderungen an verschiedene Typen von Registrierkassen und Kassensystemen näher beschrieben. Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen wird auch dargestellt, welche Grundaufzeichnungen zu führen sind und welche Daten in welcher Form erfasst, aufgezeichnet und aufbewahrt werden müssen.

Ziel der Richtlinie ist es, die Rechtssicherheit für Unternehmer und Kassenanbieter zu erhöhen und auf Basis einer Gleichmäßigkeit der Besteuerung eine einheitliche Verwaltungspraxis zu schaffen.

Rechtliche Grundlagen. Die in den §§131 und 132 Bundesabgabenordnung (BAO) angeführten Grundsätze der Aufzeichnungs-und Aufbewahrungsfristen sind auch für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Losungsermittlung durch Registrierkassen und Kassensysteme maßgebend. Demgemäß müssen Kassensysteme unter anderem die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit und die Unveränderbarkeit der in die Buchhaltung einfließenden Kassendaten gewährleisten.

Wenn Bücher und Aufzeichnungen und auch Kassensysteme den Formvorschriften des §131 BAO entsprechen, werden diese als Basis für die Erhebung der Abgaben herangezogen. Ein nicht ordnungsgemäßes Kassensystem, welches als Grundlage für die Losungsermittlung dient, kann einen formellen Mangel darstellen, welcher die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen infrage stellt und letztendlich bis zur gänzlichen Schätzung der Abgabenerhebung durch die Finanz führen kann.

Um die Ordnungsmäßigkeit eines Kassensystems dem Grunde nach zu würdigen, ist gemäß der Kassenrichtlinie eine Beschreibung des Kassenherstellers bzw. -programmierers empfehlenswert. Diese soll darlegen, durch welche technischen und logischen Gegebenheiten die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe sichergestellt wird, wie der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle geführt werden kann und zu welchem Kassentyp die Kasse gehört.

Kassensysteme und Dokumentation. Um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung bzw. der Grundaufzeichnungen entsprechend den konkreten Gegebenheiten würdigen zu können, unterteilt die Kassenrichtlinie in die folgenden drei Grundkassentypen:

- Kasse Typ 1: mechanisch/numerisch druckende Registrierkassen

- Kasse Typ 2: einfache, konventionelle elektronische Registrierkassen

- Kasse Typ 3: Kassensysteme bzw. PC-Kassen

Dokumentationspflicht. Die Erfassung der Geschäftsfälle durch Kassensysteme ist in Hinblick auf die Prüfbarkeit von deren Vollständigkeit und Richtigkeit zu dokumentieren. Abhängig davon, welches Kassensystem angewendet wird, sind in der Kassenrichtlinie die jeweils erforderlichen Dokumentationsverpflichtungen angeführt.

Als Dokumentationsgrundlagen können grundsätzlich Ausdrucke (wie Tagesabschlussbon, Gesamtsummenspeicher, Journalstreifen) und elektronische Daten (Journal, Datenerfassungsprotokoll) bei den Kassentypen 2 und 3 zur Verfügung stehen.

Verfahrensdokumentation. Zusätzlich dazu ist eine Verfahrensdokumentation (z. B. Bedienungsanleitung, Handbuch) zu führen, aus welcher der Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens und der Umfang der tatsächlichen Nutzung von etwaigen Teilprogrammen (z. B. integriertes Warenwirtschaftssystem) vollständig ersichtlich sind.

Aus dieser Verfahrensdokumentation muss sich insbesondere ergeben, dass bei der Umsetzung die Prinzipien der Ordnungsmäßigkeit erfüllt werden. Jegliche Änderungen in der Konfiguration der Kasse und ihrer Verarbeitungsregeln, die Einrichtung von Änderungen von Aufzeichnungsunterlagen (z. B. Personal, Artikel, Preise) sowie sonstige Einstellungsänderungen, die Einfluss auf das Verhalten der Registrierkasse haben, unterliegen ebenfalls der Dokumentationspflicht.

Tipp. Um im Zuge von zukünftigen Betriebsprüfungen ein böses Erwachen in Form von möglichen Erlösschätzungen durch die Finanz zu vermeiden, soll das Kassensystem auf die Ordnungsmäßigkeit im Sinne der neuen Verordnung überprüft werden.

Wesentlich erscheint in diesem Zusammenhang auch, dass die vom BMF diesbezüglich geforderte Dokumentation laufend und zeitnah geführt wird.

Erfahrungsgemäß ist die nachträgliche Erstellung derartiger Dokumentationen oftmals als schwierig anzusehen und auch mit einem erheblich höheren Zeitaufwand verbunden.

Redaktion: Thomas Jäkle Fragen, Reaktionen und Anregungen bitte per E-Mail an:

steuernsparen@wirtschaftsblatt.at