Freud und Leid von Dienstreisen

Reisekostenvergütungen und deren steuerliche Behandlung gehören zu den in Theorie und Praxis meistdiskutierten Themen des beruflichen Alltags. Nicht zuletzt deshalb, weil der Steuerzahler selbst davon betroffen ist.

Wer auf Reisen geht, soll seine Ausgaben exakt dokumentieren.

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Uschi Freisinger - Auditreu Wien

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In einigen Berufszweigen erreicht der Anteil der Reisekosten an der Entlohnung ein Ausmaß, das deutlich über einen reinen Aufwandsersatz hinausgeht. Reisekosten wirken sich somit erheblich auf das Nettoeinkommen und damit die Kaufkraft des Einzelnen aus, aber auch auf die Lohnnebenkosten für Unternehmer.

Für die Steuerfreiheit der Reisekosten für Dienstnehmer sind einige Voraussetzungen zu erfüllen, unter anderem eine lückenlose und exkate Dokumentation jeder einzelnen Dienstreise.

Die Regelwerke
Das Einkommensteuergesetz (EStG) setzt den Rahmen fest, ob und in welchem Ausmaß Reisekostenersätze an den Dienstnehmer ausbezahlt werden dürfen, ohne für diese Lohnsteuer abführen zu müssen. Ein Großteil der Regelungen ist in den gut 400 Kollektivverträgen verankert. Darin ist auch festgelegt, was eine Dienstreise ist.

Im Zweifelsfall greifen Personalverrechner gern zu den Lohnsteuerrichtlinien. Doch volle Rechtssicherheit bieten diese nicht, da sie nur eine Richtlinie bzw. Arbeitsunterlage für den prüfenden Beamten darstellen, die eine möglichst einheitliche Rechtsauslegung sicherstellen sollen.

Die Uneinheitlichkeit des Regelwerks steigert den Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber. Vorausgesetzt, dieser bemüht sich um eine korrekte Abrechnung und hat Interesse an einer Steuerminderung für seine Mitarbeiter, was sich auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit bei der Entlohnung auszahlt, wenn Reisekostenvergütungen in die Tasche des Dienstnehmers statt an das Finanzamt fließen.

Warten auf die Reform
Unter dem Titel "Verwaltungsvereinfachung" ist eine Reform der Reisekostenabrechnung angedacht. Mit Jänner 2008 trat die aktuelle Novelle in Kraft. Diese brachte mehr Verwirrung als Klarheit. Von einer Vereinfachung ist man noch weiter abgerückt. Nächtigungskosten und Fahrtspesen lassen sich aber mittels Beleg ganz gut dokumentieren.
Unklarer wird es bei der Verpflegung der Arbeitnehmer auf Reisen. Hier ist es wesentlich, wo man seine Wurstsemmel verzehrt, in Wien oder im Burgenland. Kernfrage hungriger Dienstnehmer und gestresster Personalverrechner: Wie lange und unter welchen Bedingungen ist Verpflegung auf Dienstreisen steuerfrei?

Die Berechnung
Pro Tag können maximal 26,40 € an den Dienstnehmer ausbezahlt werden. Bei Dienstreisen unter zwölf Stunden Dauer ist der Wert zu aliquotieren. Soll ein höherer Betrag ausbezahlt werden, ist der übersteigende Teil in jedem Fall steuerpflichtig, selbst wenn ein Kollektivvertrag diesen vorschreibt.

Zu beachten ist allerdings, dass für die Ausbezahlung des steuerfreien Taggeldes ein zeitliches Limit bestehen kann. Nur wenn ein Kollektivvertrag anzuwenden ist, der eine entsprechende Dienstreiseregelung trifft, bleibt das Taggeld ohne zeitliche Beschränkung steuerfrei.

Gibt es keinen Kollektivvertrag oder ist in diesem keine dezidierte Reisekostenregelung zu finden, ist auf das EStG zurückzugreifen. Und hier ist laut Gesetzgeber Folgendes zu überprüfen:
* Findet die Dienstreise im Nahbereich statt oder fährt der Dienstnehmer so weit, dass ihm eine tägliche Rückkehr nicht mehr zumutbar ist,
* wie oft das jeweilige Ziel der Reise besucht wird,
* hält sich der Dienstnehmer durchgehend für mehrere Tage am selben Ort auf,
* führen Reisen regelmäßig zum selben Dienstort.

Die Orientierungsphasen
Abhängig von diesen Kriterien gesteht der Gesetzgeber dem Dienstnehmer unterschiedlich lange "Orientierungsphasen" zu, für die Taggelder für Dienstreisen steuerfrei ausbezahlt werden. Grob vereinfacht können dies fünf (durchgehend oder wiederkehrend) bzw. 15 Tage (nicht regelmäßig wiederkehrend) im Nahbereich sein.

Wird ein Ort für mehr als sechs Monate nicht mehr angefahren, darf der Reisende vergessen haben, wie er sich an diesem Ort preiswert verpflegt: Die Orientierungsphase fängt von Neuem an.

Wer versucht, sich die Mühen mit den Taggeldern zu ersparen, wird Dienstorte "optimieren", bis hin zur Anmeldung von Dienstnehmern vor Ort. Bei mehrfacher Entsendung derselben Person binnen kurzer Zeit an den gleichen Ort diese bei der Gebietskrankenkasse an- und wieder abzumelden, ist nicht empfehlenswert und hält voraussichtlich nur bis zur nächsten GPLA (Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben).

Reisespesen sind für Handelsagenturen, die einen oder mehrere Mitarbeiter entsenden, ein großer administrativer Aufwand und stellen auch viele Programmanbieter vor neue Herausforderungen.

* Die Autorin Leiterin der Personalverrechnungsabteilung der Auditreu in Wien